La Lettre Recommandée Électronique (LRE) : avantages et bonnes pratiques

Accélération de la distribution, traçabilité en temps réel, simplicité d'envoi, économies… autant d’éléments en faveur de la Lettre Recommandée Électronique, également appelée LRE. Mais connaissez-vous ses principales différences avec le courrier recommandé papier ? Sa mise en place est assez simple mais nécessite une certaine préparation.

VOICI LES CLÉS POUR UN PROJET DE LETTRE RECOMMANDÉ ÉLECTRONIQUE RÉUSSI

I/ LRE et recommandé papier : quelles différences ?  

La LRE est une lettre recommandée envoyée de manière entièrement dématérialisée, elle est accompagnée d’une preuve de dépôt. Il ne faut pas la confondre avec l'ERE, ou Envoi Recommandé Electronique, qui est l’équivalent d’un courrier avec suivi sous format électronique.

D'un point de vue juridique, la LRE est équivalente au courrier recommandé papier et peut la remplacer sous certaines conditions. Selon le site officiel de l'administration française, il existe trois prérequis :  

• La bonne identité du destinataire et celle de l'expéditeur sont sous la responsabilité du prestataire chargé de l’acheminement ;
• Les dates d'expédition et de réception de la lettre doivent être garanties et vérifiables ;
• Si le destinataire n'est pas un professionnel, son consentement préalable est nécessaire (en cas de refus, l'expéditeur doit envoyer le recommandé au format papier).  

Pour l’expéditeur, La LRE est plus simple que le recommandé papier et surtout 3 à 5 fois moins chère.
Pour le destinataire elle est plus pratique car il n’a pas besoin d’être chez lui ou d’aller au bureau de poste.

Alors, recommandé papier ou électronique ? La question se pose de plus en plus, tant chez les professionnels que chez les particuliers.

Le courrier recommandé papier est ancré dans nos usages et bénéficie encore d'une bonne réputation. Encore aujourd'hui, beaucoup considèrent que choisir la LRAR (Lettre Recommandée avec Accusé de Réception) plutôt que la LRE est synonyme de sécurité. Pourtant, la Lettre Recommandée Électronique se démocratise, notamment grâce à l'avancée inexorable de la dématérialisation et un coût considérablement réduit. Plus besoin de dépendre des horaires de la Poste pour l’envoi ou le retrait, il est désormais possible d'envoyer et de recevoir ses recommandés de n'importe où et n'importe quand. S'ajoute à cela une économie non négligeable sur l'affranchissement (2 à 5 fois moins cher qu’un envoi papier ou avec machine à affranchir).

Pour résumer, la LRE reprend tous les avantages de son homologue papier sans ses inconvénients.

II/ Pourquoi choisir la LRE ?  

Que ce soit dans le domaine de l'Assurance (conclusion ou résiliation de contrats), de l'Immobilier (mises en demeure, convocations aux Assemblées Générales de copropriétaires, promesses de vente, etc.), de la Banque (clôture de compte, etc.), des Professions juridiques, des Marché publics ou même des Ressources humaines, le choix de la Lettre Recommandée Électronique s'impose de plus en plus au sein des entreprises car les bénéfices sont nombreux :

• Même force probante que la version papier ;
• Traçabilité plus simple et 24h/24 7j/7;
• Pièces-jointes illimitées et sous n’importe quel format électronique ;
• Simplicité d’utilisation et réactivité ;
• Moins de désagréments pour le destinataire ;
• Jusqu’à 40% moins cher qu’un recommandé papier pour le format de base ;
• Meilleure intégration des courriers au sein de la Gestion Électronique des Documents de l'entreprise
• Meilleure intégration au S.I.

En choisissant de mettre en place la Lettre Recommandée Électronique, les processus sont fluidifiés grâce à moins de traitement administratif, pas de gestion des liasses et bordereaux papier, tout est désormais géré de manière dématérialisée. Les différents services peuvent donc se libérer de ces temps non productifs. 

III/ Les bonnes pratiques pour mettre en place la Lettre Recommandée Électronique

1/ Choisir son prestataire de services de LRE qualifiée

Il est important de faire la distinction entre une lettre recommandée électronique qualifiée et non-qualifiée. En effet, seule la LRE qualifiée est juridiquement équivalente à sa version papier car elle est soumise aux exigences de la règlementation européenne eiDAS (Electronic IDentification And Trust Services). Cette règlementation sécurise les échanges électroniques entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques de l'Union européenne.   C’est une réglementation lourde, c’est pourquoi il est à la fois plus simple et recommandé de passer par un prestataire qui s'engage à respecter les normes de l'article 44 du règlement eiDAS en termes de signature électronique, d’authentification et d’horodatage tout en l’intégrant dans une solution plus globale de traitement du courrier.

2/ Gérer les consentements de ses destinataires particuliers

La gestion des consentements est un autre point à ne pas négliger. En effet, dans le cas où le destinataire est un particulier, l'obtention de son consentement préalable à recevoir des LRE est obligatoire (contrairement aux destinataires professionnels pour lesquels aucun consentement n'est requis).

La bonne pratique pour basculer progressivement vers la LRE consiste donc à intégrer dans les contrats une clause d’accord pour la réception de celle-ci par vos destinataires particuliers. Pour les contrats existants, on pourra passer par un avenant ou mettre en place, avec votre prestataire, un portail de recueil de consentements.

A noter que certains prestataires tels que Numen proposent des solutions globales mêlant papier et électronique : en cas de non-acceptation du recommandé au format électronique par le destinataire, l’émetteur peut basculer automatiquement au format papier pour garantir la livraison du courrier.

La Lettre Recommandée Électronique est l’opportunité de faire d’une contrainte un véritable atout, car elle fait bénéficier des mêmes avantages que la version papier sans ses inconvénients tout en étant plus pratique pour le destinataire.

Numen vous accompagne dans la mise en place de votre projet global avec la juste combinaison entre recommandé papier et recommandé électronique pour garantir l'éfficacité et la conformité de vos envois engageants.