Doxtreem est une solution de GED transverse qui permet la digitalisation de l’ensemble de vos processus documentaires. Elle centralise, organise et sécurise efficacement votre base documentaire, tout en garantissant un accès rapide et sécurisé à vos informations.
Notre solution offre une suite complète de fonctionnalités afin d’optimiser vos processus documentaires : gestion des versions, archivage automatisé, recherche avancée, collaboration en temps réel, gestion des droits d'accès, et bien plus encore !
Avec Doxtreem, vous gagnez en efficacité, en sécurité et en conformité, tout en réduisant les coûts liés à la gestion de l’information au sein de votre entreprise.
Doxtreem prend en charge l’ensemble du cycle de vie de vos documents. Simplifiez la gestion quotidienne de vos documents (signature, modification, classement, gestion des versions...), depuis leur acquisition jusqu’à leur diffusion, archivage et/ou destruction.
Doxtreem assure des contrôles d’accès rigoureux, une traçabilité complète des actions sur vos documents et garantit leur intégrité. Vos données sont hébergées en France et répliquées sur plusieurs sites.
(En option : chiffrement, Cloud HDS...).
Grâce au studio visuel de la GED Doxtreem, vous pouvez paramétrer vos workflows de manière intuitive, sans compétence informatique particulière. Définissez simplement les rôles de vos collaborateurs et les différentes étapes de vos processus documentaires (valider, signer, capturer de l’information, ...).
Doxtreem est facilement interopérable avec vos différents applicatifs métiers, ERP et scanners bureautiques, grâce à sa core API (REST API) et ses SAS d'import, ou par simple glisser-déposer. La solution permet l'importation de documents, en masse ou à l’unité, directement dans la GED. Nos experts vous accompagnent pour l'intégration optimale de nos API.
Vos documents sont centralisés et stockés dans la GED selon une arborescence personnalisable, métier ou pré-paramétrée (plan de classement). L'indexation de vos documents associée à un puissant moteur de recherche vous permet de retrouver vos documents ou dossiers en quelques clics (recherche plein texte, filtres...).
Doxtreem offre diverses fonctionnalités pour dématérialiser vos processus métiers documentaires, telles que les validations de factures, la création de dossiers et le contrôle de complétude... Vos équipes peuvent paramétrer ces différents processus ou bénéficier de l'accompagnement de nos experts pour la modélisation et l'implémentation de vos workflows dans Doxtreem. La solution GED intègre nativement un parapheur électronique, permettant de signer et de valider tous vos documents de manière sécurisée.
Doxtreem propose diverses fonctionnalités permettant de collaborer autour des documents, (gestion des versions, attribution de tâches, notifications et un historique détaillé des actions réalisées, etc.). Des bannettes personnalisées offrent une vue dynamique des différents workflows en cours. Des fonctionnalités avancées permettent de mettre en place des règles de gestion des documents, des notifications automatiques, ainsi que la suppression de documents...
Les documents stockés dans Doxtreem peuvent être partagés de manière sécurisée avec des tiers via des espaces sécurisés ou, plus traditionnellement, par email. Vos courriers peuvent être envoyés directement par voie postale ou électronique. De plus, vos documents peuvent être archivés automatiquement lorsque la réglementation l'exige.
En savoir plus sur les fonctionnalités de la GED
Doxtreem gère nativement et simplement les interactions avec vos systèmes existants.
La GED Doxtreem centralise vos documents tout en s’adaptant à l’organisation et aux activités de votre entreprise (RH, finance, commerce, juridique,...).
Une seule GED contenant les plans de classement et les processus des métiers concernés (administration, banque, transport, service, etc.).
Vous maîtrisez les droits de vos utilisateurs : accès aux contenus et aux fonctionnalités de la GED.
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La GED ou Gestion Electronique de Documents est un outil clé dans le processus de dématérialisation des organisations. Ce logiciel, installé en SaaS ou on-premise, assure la gestion et l'exploitation de l'ensemble des flux documentaires d'une entreprise. En pratique, les documents numériques sont centralisés dans une solution unique afin d'optimiser leur cycle de vie, de leur création à leur suppression définitive, en passant par leur modification, leur publication et leur diffusion. Les documents sont ainsi stockés dans un espace sécurisé et restent toujours accessibles aux collaborateurs.
Une solution GED permet d'organiser, stocker, partager et sécuriser les documents d'une entreprise de manière numérique. Cette technologie facilite l'accès rapide à l'information, optimise les processus de travail et réduit les coûts liés à la gestion papier. Elle assure une meilleure traçabilité des informations et améliore la conformité aux normes légales. La GED soutient la collaboration entre les équipes en permettant l'échange de documents en temps réel et à distance. Elle accélère, enfin, la prise de décision. Une GED améliore donc l'efficacité organisationnelle et la compétitivité de l'entreprise.
Une GED se présente sous forme df'un portal web ou d'une application accessible par les utilisateurs depuis leur ordinateur. Intégré au système d'informations de l'entreprise et installé en mode SaaS ou via un serveur local dédié, le logiciel GED prend en charge toutes les étapes du cycle de vie des documents. Les documents papier sont scannés et convertis en formats numériques, tandis que les documents déjà numérisés sont directement importé. Un système d'indexation et de métadonnées permet de classer chaque document de manière intuitive afin de faciliter la recherche et l'accès rapide à l'information. Les utilisateurs autorisés peuvent donc accéder, partager, modifier et collaborer sur les documents en temps réel, selon les droits qui leur sont attribués.
Les fonctionnalités des logiciels GED sont nombreuses et évoluent en fonction du prestataire et des besoins de l'entreprise. On retrouve notamment :
- La modification et l'annotation des documents
- La sauvegarde des documents et des historiques des versions
- L'indexation et la suppression des documents
- La gestion des droits d'accès et de consultations des données
- L'automatisation des processus d'approbation
- La recherche en full text, par métadonnées ou encore par type de documents
- La mise en place de tableaux de bord
- La signature électronique et le parapheur électronique
- Le partage et la diffusion de documents
- Etc.
Les logiciels GED on-premise sont installés directement sur les serveurs de l'entreprise. A contrario, les logiciels GED en SaaS sont hébergés dans un cloud. Il faut également distinguer les logiciels GED en open source, libre de droits, et les logiciels GED propriétaires, dont le code appartient à une entreprise. Il existe ensuite des types de GED adaptés aux besoins spécifiques des entreprises. Il s'agit notamment de la GED collaborative, de la GED de conservation, de la GED transverse à l'ensemble des services et de la GED métiers (GED RH, GED comptables, etc.). Chaque type de GED présente ses avantages et ses inconvénients. Votre choix dépend de vos besoins.
La solution GED présente trois avantages clés. Elle permet, tout d'abord, de réduire les coûts liés au sotckage et à la gestion des documents. Elle garantit ensuite la sécurité et la confidentialité des données, en limitant le risque de perte et d'utilisation non autorisée des données. La GED assure, en effet, la traçabilité des modifications ce qui facilite la récupération des documents. Enfin, cet outil améliore l'efficacité et la productivité de vos équipes. Elle facilite l'organisation, le stockage et le partage de vos documents numériques, améliorant ainsi la communication au sein de votre entreprise. Dégagés des tâches chronophages, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.
La mise en place d'une GED exige un investissement financier de la part des entreprises. Elle entraîne également une évolution dans les méthodes de travail de vos collaborateurs. Pour exploiter pleinement les avantages offerts par la GED, il est donc essentiel de fournir à vos équipes des formations adaptées et un accompagnement continu. Le passage à la dématérialisation peut par ailleurs soulever certaines difficultés techniques et augmenter la vulnérabilité aux cyberattaques. Sélectionner un prestataire qualifié qui adhère aux standards actuels de sécurité et de confidentialité, est donc primordial pour garantir la protection de vos données.
Le travail à distance présente divers défis pour les entreprises : dispersion des données, difficultés de synchronisation et de gestion des versions des documents, contrôle des droits d'accès, préservation de la confidentialité. La GED apporte des réponses efficaces à ces problématiques. Elle simplfiie l'accès et la diffusion des documents, sécurise les données au sein d'un environnement dématérialisé et renforce la collaboration entre les employés, quel que soit leur lieu de travail.
La principale différence entre un ECM et une GED concerne le champ d'intervention. La GED gère uniquement les documents d'une entreprise. L'ECM en revanche s'étend à l'ensemble des contenus présents au sein d'une organisation. Il peut s'agir de documents, mais également d'images, dé vidéos ou encore d'informations collectées via les sites internets. L'EMC peut donc intégrer une GED. En revanche, la GED ne fait pas office d'ECM.
Le terme GEC (Gestion Electronique des Courriers) englobe les solutions logicielles et les outils dédiés à la gestion des courriers d'une entreprise, qu'ils soient entrants ou sortants, internes ou externes. Cette gestion concerne autant les courriers traditionnels en format papier que les communications électroniques, comme les emails ou les sollicitations reçues via le site internet de l'entreprise (demandes d'informations ou formulaires de contact).
La Gestion de Contenu d'Entreprise, ou Entreprise Content Management en anglais, englobe l'ensemble des stratégies de management des contenus et les outils de gestion des données. L'ECM a donc un champ d'intervention beaucoup plus vaste que la GED. Elle concerne en effet tous les documents non structurés ou semi-structurés nécessaire à la gestion de l'entreprise et à ses processus métier. L'ECM traite donc les documents papier et électroniques de l'entreprise, mais également ses emails, sa documentation technique ou encore ses applications web.