FWU x Numen : la numérisation, première étape vers des processus zéro papier

Dans un contexte économique marqué par le recours au télétravail, comment la numérisation documentaire a-t-elle permis à FWU LUX SA de traverser la crise plus sereinement ?

Présentation de FWU LUX SA

FWU est un fournisseur spécialisé de services d’assurance-vie et de services financiers en unités de compte, dont l’offre s’étend des systèmes informatiques et des solutions d’investissement en mégadonnées, à l’expertise en commissioning et en refinancement. Avec 450 000 clients dans le monde entier, 3 milliards d’euros d’actifs sous gestion, et le Prix Capital Finance International du meilleur portefeuille de produits en Unités de Compte, FWU se positionne comme un acteur mondial dans le secteur de l’assurance-vie.

Basée à Munich depuis sa création en 1983, la société FWU dessert 12 bureaux allant de Kuala Lumpur à Madrid et se compose de 23 entités. Parmi celles-ci figurent deux sociétés d’assurance-vie : FWU Life Insurance Lux et FWU Life Austria, basées à Luxembourg et à Vienne.

Besoin et objectif

FWU Life Insurance Lux souhaitait numériser les contrats d’assurance vie de ses clients afin de les mettre à disposition dans leur outil informatique. Ces contrats, stockés dans un sous-sol du bâtiment, étaient destinés à être stockés chez un prestataire archiveur. Numen a donc été contacté spécifiquement pour la numérisation des fichiers et la fourniture de documents numériques à FWU.

En seulement 6 mois, Numen a traité 225 032 contrats assurance vie, soit l’équivalent de 10.000.000 pages. FWU a bénéficié de l’expertise et de la qualité de partenaire de confiance de Numen dans la numérisation de documents sensibles (contrats qui comportent des données personnelles).

Le traitement des documents s’est fait en plusieurs étapes :

1. Centralisation des contrats sur un site de numérisation de Numen.
   • Complexité logistique : au fur et à mesure du projet, les contrats ont été collectés par la société Streff pour stockage et inventaire dans leur entrepôt. De nombreux allers et retours ont été effectués entre Streff et Numen Europe.
2. Préparation effectuée pour chaque contrat : ouverture, extraction, mise à plat, tri des documents en fonction de la catégorie, ajout d’un QR code pour chaque catégorie et numérisation des contrats d’assurance vie.
3. Indexation des contrats sur base du QR Code.
   • Etape essentielle : l’indexation permet la recherche dans l’outil informatique.
4. Contrôle de complétude (présence de toutes les pièces attendues).
5. Contrôle de conformité (conformité des pièces par rapport aux conditions particulières).

Les fichiers ont ensuite été mis à disposition via un protocole de transferts de fichiers sécurisés SFTP à destination de l’outil de Gestion Electronique de Documents (GED) de FWU. Pendant toute la durée du projet de numérisation, un rapport quotidien était envoyé pour indiquer l’état d’avancement et les dossiers qui avaient été déposés.

Les bénéfices de la numérisation des dossiers clients

La numérisation des dossiers clients de FWU SA a été bénéfique à plusieurs niveaux :

• Amélioration de l’efficience globale du processus avec le passage au numérique ;
• Réduction des coûts de production du dossier d’assurance vie ;
• Optimisation de la gestion documentaire.

Grâce à la qualité du travail mené par les équipes Numen, FWU n’a subi qu’un très faible impact de la crise sanitaire au Luxembourg. En effet, l’accès immédiat aux contrats dématérialisés a permis à l’activité de se poursuivre normalement, malgré le confinement et le travail à distance.