Quelles différences entre la GED et la GEC ?

C’est une question récurrente : mon entreprise doit-elle mettre en place un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ou un logiciel de gestion électronique des courriers (GEC) ? À première vue, ces deux outils peuvent sembler similaires. Ils possèdent pourtant des fonctionnalités et des applications bien distinctes, qui répondent à des besoins organisationnels spécifiques. Cette confusion courante entre GED et GEC peut conduire à un choix inapproprié. Or, celui-ci peut avoir un impact majeur sur l'efficacité et la productivité de l’entreprise. Pour choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins, les experts Numen vous proposent une analyse détaillée des différences entre une GED et une GEC.

GED et GEC : définition et objectif principal de chaque solution

Pour identifier les différences entre la GEC et la GED, commençons par revenir sur la définition et les objectifs de ces deux solutions.

Un logiciel de GEC est conçu pour gérer les courriers entrants et sortants d’une entreprise. Son principal objectif est donc de rationaliser la gestion du courrier en facilitant son suivi, son traitement et son archivage.

Une GED se présente, en revanche, comme un logiciel dédié à la prise en charge du cycle de vie de l’ensemble des documents numériques d’une entreprise. Les objectifs de la GED sont donc bien distincts de ceux de la GEC. Cette solution vise, en effet, à :

• Centraliser l'accès aux documents d’une entreprise ;
• Améliorer la collaboration de ses équipes ;
• Sécuriser ses informations sensibles.

La GED contribue donc à une gestion plus efficace, mais aussi plus sécurisée de l’ensemble de l'information documentaire d’une organisation.

Quelles sont les différentes fonctionnalités de la GED et de la GEC ?

La deuxième différence entre une GED et une GEC se trouve dans les fonctionnalités de ces deux solutions.

Les fonctionnalités de la GEC

Comme nous venons de le voir, un logiciel GEC assure la gestion du courrier d’une entreprise. Ses fonctionnalités visent donc à répondre à cet objectif :

• L’enregistrement des courriers : chaque courrier entrant et sortant est scanné manuellement pour être ensuite intégrés à la GEC.
• Le suivi des courriers : chaque courrier enregistré peut être tracé pour vérifier sa réception, son traitement, et sa réponse. Cette fonctionnalité assure sa traçabilité, incluant les accusés de réception et les dates importantes.
• La distribution et l’affectation du courrier : elle prévoit l’acheminement automatique ou manuel des courriers aux services ou aux personnes concernées, avec des options de priorité. Cela implique l’intégration dans la GEC d’un organigramme de l’organisation, la création de bannettes virtuelles et la gestion des droits d'accès.
  Exemple : un courrier urgent est automatiquement adressé au responsable du service concerné.
• La gestion des chronos : elle peut être réalisée par catégorie, service ou période. Son objectif est de faciliter l'organisation et le classement des courriers.
  Exemple : les courriers sont classés par date d'arrivée ou par département pour une gestion simplifiée.
• La gestion des contacts internes et/ou externes : elle inclut les adresses postales issues de la Base Adresse Nationale (BAN), les formules de politesse, les regroupements par organisation et la gestion du dédoublonnage.
  Exemple : les contacts sont organisés par département. Les doublons sont éliminés pour maintenir une base de données propre.
• La fonctionnalité de publipostage : elle permet la génération automatique de courriers de départ sur des regroupements de contacts.
  Exemple : pour une campagne d'information, le système génère et envoie des courriers personnalisés à un groupe spécifique de contacts.
• L’archivage : cette fonctionnalité assure un stockage sécurisé des courriers pour une consultation ultérieure, avec des capacités de recherche et de récupération.
  Exemple : un courrier important reçu l'année précédente est retrouvé et consulté en quelques clics, grâce au système de recherche.
• L’automatisation des processus de traitement des courriers : elle inclut la génération de réponses types et de rappels.
  Exemple : le système envoie automatiquement une réponse standard à un courrier reçu et programme des rappels pour les suivis nécessaires.
• La solution d’expédition : la GEC est connectée aux systèmes de dématérialisation comme les serveurs de messagerie, les imprimantes virtuelles, les recommandés électroniques et l’EDI. La solution Numen Express propose cette fonctionnalité.
  Exemple : un courrier peut être expédié électroniquement via un recommandé en quelques secondes.
• Les rapports et les statistiques générés par la GEC : il s’agit de rapports détaillés sur le volume, les types de courriers et les temps de traitement.
  Exemple : un rapport mensuel montre le nombre de courriers traités par chaque service et le temps moyen de réponse. Il permet d’identifier les points d’amélioration et de mieux cibler les besoins.

Les fonctionnalités de la GED

Les fonctionnalités de la GED sont différentes. Chacune d’entre elles intervient à une étape clé du cycle de vie des documents d’une entreprise.

• La création et la modification des documents incluant l’édition collaborative : cette fonctionnalité repose sur des outils intégrés pour le traitement des textes, des feuilles de calcul et des autres formats.
  Exemple : plusieurs employés travaillent simultanément sur un projet de contrat. Ils peuvent apporter leurs modifications ou commentaires en temps réel.
• L’organisation et le stockage centralisé des documents dans une base de données unique. Elle est accessible à partir de différents dispositifs et emplacements.
  Exemple : les devis peuvent être consultés et modifiés à distance via un accès sécurisé, facilitant le télétravail.
• L’accès aux documents stockés dans la GED avec des fonctions avancées de recherche, basées sur des filtres et des métadonnées. Cette fonctionnalité permet d’accéder rapidement aux documents nécessaires.
  Exemple : un contrat signé avec un client il y a plusieurs mois est retrouvé en quelques secondes en utilisant le nom de ce client et le nom du projet, etc.
• La gestion des versions : cette fonctionnalité est indispensable pour assurer le suivi des modifications. Grâce à elle, il est également possible de revenir à des versions antérieures et de les comparer entre elles.
  Exemple : une erreur est détectée dans une infographie, vous pouvez restaurer la version précédente, sans perte de données.
• La sécurité et la gestion des droits d'accès : cette fonctionnalité inclut la mise en place d’un contrôle granulaire des accès aux documents. Les permissions sont basées sur les rôles des utilisateurs.
  Exemple : seuls certains collaborateurs peuvent accéder de manière complète au contenu des brevets détenus par votre entreprise. Vous limitez les actions de certains membres de votre équipe avec de simples permissions de lecture ou des autorisations de modifications limitées.
• Le workflow de validation : il s’agit ici de baliser la validation et l’approbation des documents, avec des notifications automatiques et des suivis de statut.
  Exemple : un rapport financier peut nécessiter l'approbation de plusieurs managers avant d'être finalisé et distribué.
• L’interopérabilité de la GED : cette fonctionnalité garantit l’intégration de la solution avec d'autres systèmes d'information (ERP, CRM, etc.). Chaque applicatif métier vient déposer ses propres documents dans la GED et peut accéder à ceux versés par les autres.
• L’archivage et la conformité : la GED respecte les normes de conservation et les réglementations légales pour l'archivage des documents.

GED et GEC : quels sont les flux de travail concernés ?

Là encore, il existe une différence majeure entre GED et GEC.

Concernant la GEC, le workflow est souvent linéaire et structuré autour des étapes clés de réception, de traitement et d’envoi des courriers. Ce processus est conçu pour assurer une gestion efficace et transparente de la correspondance d’une entreprise ou d’une collectivité. Il facilite, en effet, la traçabilité et l'accessibilité des courriers à chaque étape.

Lorsqu'un courrier est reçu, il est d'abord scanné et enregistré dans la solution GEC. Il est ensuite distribué automatiquement ou manuellement aux services ou personnes concernées en fonction des priorités définies. Le courrier est traité et les réponses nécessaires sont générées. Une fois le traitement terminé, le courrier et sa réponse sont archivés de manière sécurisée afin de pouvoir être consultés ultérieurement.

En revanche, les workflows d’une GED sont plus complexes. Ils impliquent, en effet, plusieurs étapes interconnectées afin de gérer le cycle de vie complet des documents numériques. Chaque étape est documentée pour un suivi précis des informations.

Un document est ainsi créé par un utilisateur ou une équipe, souvent à l'aide d'outils collaboratifs intégrés. Une fois rédigé, il est soumis à un processus d'approbation. Chaque partie prenante peut commenter, réviser et approuver le contenu. Le document est ensuite publié et diffusé selon les besoins de l'organisation. Tout au long de ce processus, les différentes versions du document sont enregistrées, permettant de revenir à des versions antérieures si nécessaire. Enfin, lorsque le document n'est plus actif, il est archivé conformément aux politiques de conservation de l'entreprise. Par exemple, la rédaction d'un rapport annuel peut nécessiter la collaboration de plusieurs départements, des révisions par la direction, puis une publication officielle et un archivage sécurisé.

Quels sont les utilisateurs cibles de la GED et de la GEC ?

Une GED et une GEC n’ont pas les mêmes objectifs, ni les mêmes fonctionnalités. Ces deux solutions s’adressent donc à des utilisateurs différents.

Une GEC est destinée à un nombre restreint de collaborateurs. Il s’agit, en premier lieu, du personnel chargé de la réception et de l'envoi des courriers. D’autres collaborateurs peuvent également utiliser cette solution. Le secrétariat et la direction de votre entreprise peuvent ainsi se servir de la GEC pour les correspondances officielles. Ils s'assurent ainsi que les courriers importants sont traités en temps voulu et archivés correctement.

Au contraire, la GED est conçue pour être utilisée par l'ensemble de vos collaborateurs. Tous les membres du personnel, quel que soit leur rôle, peuvent accéder, créer, modifier et archiver des documents dans un environnement centralisé. Par exemple, un employé du service marketing peut collaborer, à travers la GED, avec un collègue du service commercial sur un document de présentation.

Notons toutefois que certains départements tirent particulièrement bénéfice de la mise en place d’une solution GED, en raison de la nature de leur travail. Il s’agit notamment :

• Du département juridique pour les contrats, les accords et les documents légaux de l’entreprise.
• Du département financier pour les rapports financiers, les états de compte et les documents de conformité, etc.
• Du département RH qui utilise la GED pour les dossiers des employés, les contrats de travail, les fiches de paie, les évaluations de performance ou encore les documents de formation.

Exemples d'utilisation de la GED et de la GEC

Exemples d’utilisation de la GEC

Les solutions de gestion électronique des courriers sont largement utilisées par les administrations publiques (comme les mairies) pour gérer la réception, le traitement et l'envoi des courriers.

Les services clients utilisent également la GEC pour le suivi des réclamations. Par exemple, un centre de service client peut enregistrer chaque plainte reçue, la transmettre au responsable adéquat pour résolution. Il peut ensuite suivre l'ensemble du processus jusqu'à l'envoi d'une réponse au client. La GEC garantit ainsi une gestion transparente et efficace des interactions avec la clientèle.

Exemples d’utilisation de la GED

Une solution de gestion électronique des documents est essentielle pour le stockage et la gestion des versions des contrats. Un département juridique peut, par exemple, utiliser la GED pour créer, réviser et stocker ses contrats, en suivant chaque modification apportée. La GED permet également de gérer la signature électronique des contrats et leur diffusion auprès des parties prenantes concernées. Elle garantit donc une gestion centralisée et sécurisée de ces documents critiques pour l’entreprise.

La GED est également utilisée pour la centralisation des manuels et guides techniques. Par exemple, une entreprise manufacturière peut centraliser tous ses manuels de maintenance, guides d'utilisation et autres documents techniques dans un système GED. Cela permet aux ingénieurs et aux techniciens :

• D'accéder rapidement aux informations techniques nécessaires en cas de besoin ;
• De mettre à jour les documents en temps réel ;
• De garantir que toutes les versions sont disponibles pour consultation.

Une GEC et une GED ont donc une utilité et des fonctionnalités bien distinctes. Pour faire votre choix entre ces deux solutions, le conseil des experts Numen est le suivant : choisissez l’outil en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, en tenant compte à la fois de ses caractéristiques et des utilisateurs cibles.